Het bestuur van Verrassende Ontmoetingen bestaat uit mensen met veel bestuurlijke ervaring, zowel binnen als buiten het werkterrein van de amateuristische kunstbeoefening.
De artistieke commissie bestaat uit leden met jarenlange professionele ervaring in het muzikale veld, als muzikant, dirigent, componist, orkestmanager, en mensen die professioneel verbonden zijn aan kennisinstituten op cultureel gebied. Deze commissie adviseert over de inhoudelijke invulling van het jaarprogramma. Dat doen zij door voorstellen te doen voor de concerten en de verdere artistieke ontwikkeling die de serie de komende jaren gaat volgen.
De concertmanager, tevens presentator van de concerten, is vanaf het begin bij de concertserie betrokken en goed ingevoerd in de Brabantse orkestwereld.